如何归档整理认证证书&报告？

hong1806

广东安规检测
有限公司提供：

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IPX5X6X7喷水试验机

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IEC61347/UL935镇流器热试验箱

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无绳壶无绳电熨斗插拔寿命试验机

IEC60335试验指甲

在公司做认证两年多了，不同产品不同认证已经做了非常多，包括UL\TUV\CSA\CE\PSE```,但对自己整理资料的方式一直不是很满意，请问大家都如何整理归档纸质档和电子档的证书报告呢？还有要如何作记录呢？

景行行止

我是欧规跟美规分开处理。
* m8 {6 C+ I- [: r" j2 L/ x
; Z4 ~" g3 V4 P! X4 f欧规（包括其他类似的认证）有单独的证书（包括CDF之类的文件），拿本文件夹便可，首页做个目录，找起来一目了然。而对于测试报告同样按目录的方式堆放即可。

美规UL什么的因为没有真正的独*立证书之类的文件，只有发行的我叫做报告的文本，一类产品一个UL档案号，这样的文件管理起来再简单不过了。
6 k+ v( a' S+ ]7 w0 y
- c' k3 d9 C& Q0 O$ i- ^2 V本人相对来讲也有点懒，感觉顺手也没多想怎么去整理归档

hong1806

我也是比较懒的那种，但是随着报告越来越多，就感觉原来简单归档方式不理想了。
3 E& @  ]" q5 g! j& c比如：报告的有效期，电子档拿到后是否关注纸质档到了没···

有没有谁的公司是使用系统在管理认证证书及报告的？

wuybpujr

欧规的和美规的产品分开，并且相同或类似的放一起！
& x1 U5 ]& a/ q+ d, T对有用纸张还是电子档,建议用电子档,并要做备份！

finzha

建议你用数据库软件进行管理。
这个 我也没有做起来，但是是我2009-2010年的计划。

引用第2楼hong1806于2009-08-05 15:42发表的  :
我也是比较懒的那种，但是随着报告越来越多，就感觉原来简单归档方式不理想了。
比如：报告的有效期，电子档拿到后是否关注纸质档到了没···
( ~1 B/ R" r2 \0 A  q( M6 F8 B0 q* c
有没有谁的公司是使用系统在管理认证证书及报告的？

demon_life

电子档的：
! Z- f7 p) x& O+ I+ c& Z我一般按机种分， 因为客户一般都会问那个机种有那些证书。
$ x3 `3 ~8 k% S然后我自己会单独在对每个国家认证做一个目录。
里面涉及申请日期，型号，系列名称，参数，是否过期，那一年需要换证等等。。做个分类。
这样结合来，查找很方便、
" e" `( h! D! y( Z1 R
8 ]% B# s$ R1 L/ n文本档，我是按认证类别来分的

BSMI 的放一起，CCC 的放一起，UL 放一起，这个别人一般也不看，主要是稽核的时候找起来方便

hong1806

引用第4楼finzha于2009-08-07 08:43发表的  :
建议你用数据库软件进行管理。
3 C. Z4 T1 S$ T) c0 N/ |这个 我也没有做起来，但是是我2009-2010年的计划。

我也很想用数据库来管理。
; k( P7 o3 [6 n* o就像ERP那样，访问的人群可以是全公司被赋予权限的人员，尤其是当审查的时候我在厂内随处都能够调用必要的认证检测报告来看，便于核对关键元器件的信息；或者在更换零部件的时候，相关部门马上就能够查到是否受到认证机构的管控。
要是你哪天把这个数据库建立起来，我一定要找你沟通，嘿嘿！

hong1806

引用第5楼demon_life于2009-08-07 11:55发表的  :
3 j8 @8 U! u* C电子档的：
我一般按机种分， 因为客户一般都会问那个机种有那些证书。
然后我自己会单独在对每个国家认证做一个目录。
里面涉及申请日期，型号，系列名称，参数，是否过期，那一年需要换证等等。。做个分类。
$ H) x3 j, {2 P+ r% r. }! d这样结合来，查找很方便、
- z# Z  E2 }/ t7 C, q' q3 [.......

电子档：我按照市场准入划分，UL一个文件夹，TUV一个文件夹···
: e; p6 ~5 b: |* u纸质档：同电子档的划分方式，在每份报告上标示产品型号、获证日期；
记录管理：公司定期都要求发布一张所有机种认证情况表；
& ^1 F9 ^0 b+ D! V          自己依据产品型号记录认证进度：何时寄样，预计周期，获证证书号，···
          一张年度费用管理表；
          一张寄样记录表；
0 _1 x. Y2 \1 |1 x( V8 G          一张认证外联名录；
          一张各项认证报价表（即时更新）；
          一张官网账户的ID及密码表（我司认证涉及近20种！！）
: P( |1 z6 F; x$ W" V2 T+ D9 o          一张进口国对环境的各种标示要求整理表；
9 C: R# |' v, s0 i" t9 @2 t) |          ···
          定期上服务器更新认证证书及报告；

计划增加管理项目：
2 H) C0 G1 G: p( c. p' B7 f7 o          何时收到电子档，何时收到纸质档，证书何时到期，适时注销证书（某些证书要交年费）···（感觉怎么整理都不能达到理想的要求）

moonxu

我很懒……所以就每一个认证文件编号用一个文件夹保存。再做个一览表就搞掂了。

zjhzk

我也是比较懒的那种.一般是按产品来分类!建立一个文件夹!建立一个目录,先是证书,然后是测试报告!